Maandoverzichten voor facturen en onkosten

Stuur je elke maand je kilometers naar een werkgever, of reken je ze door aan klanten, dan is een maandoverzicht het document dat je nodig hebt. Milometry maakt er een voor elke maand waarin je hebt gereden, klaar om te delen als pdf, CSV of afbeelding.

1. Open Overzichten

Open Inzichten en tik op Overzichten ("Maand- en belastingjaaroverzichten als pdf of CSV").

Het tabblad Maandelijks toont elke maand met ritten, de nieuwste bovenaan, bijvoorbeeld "32 ritten · 1.030 km · waarvan 660 km zakelijk". Belastingjaren toont in plaats daarvan hele belastingjaren.

2. Open een maand

Tik op een maand. Bovenaan staan vier cijfers:

• Ritten en Afstand: alles wat je die maand hebt gereden.
• Zakelijk: je zakelijke afstand, zonder gewoon woon-werkverkeer.
• Declarabel: de zakelijke afstand tegen de tarieven van je regeling.

Daaronder kun je zien:

• een regel als "+ € 18,40 aan ritkosten (parkeren, tol…)", als je kosten aan ritten hebt gekoppeld. Zie bonnetjes, parkeren en tol.
• een regel die vergelijkt wat je werkgever betaalt met het goedgekeurde tarief, als je hun tarief hebt ingevuld in Instellingen → Kilometerregeling. Ben je werknemer, dan is het verschil meestal het bedrag waarover je belastingvoordeel kunt claimen.

Daarna volgt elke rit van die maand: de datum, van waar naar waar, hoe hij is ingedeeld, de afstand en het bedrag bij zakelijke ritten.

3. Controleer het voordat je het verstuurt

• Niet ingedeelde ritten staan op het overzicht, maar zonder bedrag. Deel ze eerst in op het tabblad Indelen.
• Het tarief volgt het belastingjaar, niet de maand. In het Verenigd Koninkrijk gelden voor de eerste 10.000 zakelijke mijlen in een belastingjaar 55p en daarna 25p, dus een maand laat in een druk jaar kan ritten tegen 25p tonen, ook al stonden eerdere maanden helemaal op 55p. Milometry gebruikt de regeling die je kiest in Instellingen → Kilometerregeling, dus buiten het Verenigd Koninkrijk gelden de tarieven, schijven en het belastingjaar van je eigen land.
• Privéritten staan er ook in, gemarkeerd als privé, zodat de afstand van de maand klopt.

Tik bovenaan de lijst op CSV om dezelfde maand als spreadsheettekst te zien. CSV kopiëren kopieert die, klaar om te plakken.

4. Deel het

Tik op de deelknop in de hoek. Dit overzicht delen biedt:

• Delen als afbeelding: een afbeelding van de totalen van de maand, voor in een bericht.
• Pdf delen: een kilometeroverzicht van één pagina met per rit de datum, de rit, de soort, de afstand en het bedrag, met de totalen en een tabel met ritkosten.
• CSV delen: de spreadsheet, voor je eigen boekhouding of een onkostensysteem.

Elke optie opent het deelmenu, zodat je het kunt mailen of in Bestanden kunt bewaren.

Een overzicht is niet de declaratie-pdf

Het maandoverzicht is een samenvatting van alles wat je hebt gereden. Gebruik voor een belastingdeclaratie de declaratie-pdf van het scherm Jaareinde of van Instellingen → Exporteren en synchroniseren → Exporteren. Die bevat alleen zakelijke ritten, met een kolom Doel, de tarieven en een regel om te ondertekenen.

Eén klant of klus factureren

Om kosten aan één klant door te rekenen, zet je hun ritten in een groep: open een rit en tik op Aan een groep toevoegen. Op Ritten → Groepen kan het eigen scherm van de groep je eigen tarief bevatten. Dat is je eigen prijs en heeft niets met de belastingtarieven te maken. Vanaf daar exporteer je Ritten als CSV of Samenvatting als pdf voor alleen die groep.

Als er iets niet klopt

• Er ontbreekt een maand. Overzichten tonen alleen maanden waarin ritten zitten.
• Zakelijk is lager dan je verwachtte. Ritten tussen Thuis en Werkplek tellen niet mee, want dat is woon-werkverkeer. Zie Thuis, Werkplek en je bewaarde plaatsen.
• Declarabel is lager dan de mijlen maal 55p (Britse regeling). Je zit in het belastingjaar boven de 10.000 zakelijke mijlen, dus latere ritten staan op 25p.

Bronnen

• Travel, mileage and fuel rates and allowances (HMRC)
• Expenses and benefits: business travel mileage for employees' own vehicles, rules for tax (HMRC)