Maak van een jaar een declaratie

Milometry houdt de declaratie bij terwijl je rijdt, zodat de haast in januari een export van vijf minuten wordt. Dit is wat de cijfers betekenen en wat je opstuurt.

De twee tarieven

De door HMRC goedgekeurde kilometertarieven voor auto’s en bestelwagens zijn sinds 6 april 2026:

• 55 pence per mijl voor de eerste 10.000 zakelijke mijlen in een belastingjaar
• 25 pence per mijl daarboven

De drempel telt over al je voertuigen, niet per auto, en het belastingjaar loopt van 6 april tot 5 april. Milometry past dat gaandeweg toe, dus wat een rit waard is hangt af van wanneer in het jaar je hem reed. Dezelfde klus van 200 mijl is in april £110 waard en in de maart erna £50.

Collega’s meenemen op dezelfde zakelijke rit levert 5 pence per passagier per mijl extra op, het meest over het hoofd geziene deel van een declaratie. Passagiers voeg je toe op het scherm met ritdetails.

Controleer voor je indient

Open Inzichten en kijk naar de kaart van het belastingjaar: zakelijke mijlen, het bedrag, en hoe dicht je bij de grens van 10.000 mijl zit.

Twee dingen om na te lopen voor je exporteert:

1. Niets blijft ongeclassificeerd. Het tabblad Indelen zegt hoeveel er wachten. Een ongesorteerde rit zit in geen enkel totaal.
2. Woon-werkverkeer is gelabeld. Heb je bij Locaties geen Thuis en Werkplek gelabeld, dan telt je dagelijkse rit naar kantoor waarschijnlijk als zakelijk. Zie ritten sorteren.

Kijk daarna op hetzelfde scherm naar Niet-vastgelegde kilometers. Staat daar iets, dan is een deel van je ritten nooit in de administratie beland.

Wat je exporteert

Instellingen → Exporteren en synchroniseren geeft je drie dingen die de moeite waard zijn:

• Ritregistratie als CSV: elke ingedeelde rit met datum, plaatsen, afstand, tariefschijf en bedrag. Dit is het werkdocument dat een boekhouder wil.
• Declaratie als pdf: de uitgesplitste, presentabele versie.
• Volledige back-up (JSON): niet voor je boekhouder, voor jezelf. Het is de enige manier om je historie naar een nieuwe telefoon te brengen.

Zowel de CSV als de pdf heeft een keuzemenu voor het belastingjaar. De aangifte over een jaar dat op 5 april eindigt, dien je in vóór 31 januari daarna, dus meestal exporteer je een jaar dat al is afgelopen. Kies dat, in plaats van het lopende jaar te accepteren.

Maandelijks, als je factureert

Inzichten → Overzichten splitst dezelfde gegevens per maand uit, met bedragen en met parkeren, tol of laadkosten die je hebt gekoppeld. Bereken je kilometers door aan klanten, dan is dit het maandstuk om te versturen.

Je kunt ook één rit als pdf delen vanaf het detailscherm, en dat is wat je wilt als iemand één regel bevraagt in plaats van de hele factuur.

Zodat je er niet aan hoeft te denken

Zet automatisch exporteren aan en Milometry schrijft na elke afgeronde rit altijd actuele CSV’s plus een volledige back-up naar iCloud Drive, een map in Bestanden of je eigen NAS. Dan valt er in januari helemaal niets meer te onthouden.

De bedragen in Milometry zijn schattingen om je te helpen een goede administratie bij te houden. Het is geen fiscaal advies.