Maak van een jaar rijden een declaratie

Milometry houdt je kilometerbedrag bij terwijl je rijdt, zodat de haast in januari een export van een paar minuten wordt. Op deze pagina lees je wat de cijfers betekenen, wat je controleert en wat je opstuurt.

De twee tarieven

In het Verenigd Koninkrijk zijn de door HMRC goedgekeurde kilometertarieven voor auto’s en bestelwagens sinds 6 april 2026:

• 55p per mijl voor de eerste 10.000 zakelijke mijlen in een belastingjaar
• 25p per mijl daarboven

Vóór 6 april 2026 was het eerste tarief 45p. Die 10.000 mijl tellen alle auto’s en bestelwagens die je voor één baan gebruikt, of alle voertuigen van je bedrijf als je zelfstandige bent, niet elke auto apart. Het Britse belastingjaar loopt van 6 april tot 5 april.

Milometry gebruikt de regeling die je kiest in Instellingen → Kilometerregeling. Buiten het Verenigd Koninkrijk gelden dus de tarieven, schijven en het belastingjaar van je eigen land.

Milometry past dit gaandeweg toe, dus het bedrag van een rit hangt af van waar je in het jaar staat. Brits voorbeeld: het goedgekeurde bedrag voor een klus van 200 mijl is £110 tegen 55p, of £50 zodra je in dat jaar over de 10.000 zakelijke mijlen bent.

Wat het bedrag betekent

Op de schermen heet het bedrag Kilometers tegen HMRC-tarieven. Met een andere regeling staat daar de naam van jouw belastingdienst, of Kilometers tegen de tarieven van je regeling. Het is het goedgekeurde bedrag voor je zakelijke kilometers: een schatting van wat de regels toestaan, geen geld dat je ontvangt. In versies vóór 1.1.0 heet dit HMRC-bedrag.

Wat je ermee doet, hangt af van hoe je werkt:

• Werknemers. Betaalt je werkgever het volledige goedgekeurde tarief, dan valt er niets meer te claimen. Betaalt die minder, dan kun je belastingvoordeel claimen over het verschil, en dat voordeel verlaagt je belasting in plaats van dat je het bedrag terugkrijgt. Betaalt die meer, dan is het extra deel belast. Vul in Instellingen → Kilometerregeling onder Wat je werkgever betaalt in wat je werkgever betaalt, en Milometry laat het verschil zien.
• Zelfstandigen. Dezelfde tarieven kun je gebruiken als vereenvoudigde kosten (simplified expenses), een aftrek van je winst in plaats van je werkelijke autokosten. Je kunt ze niet gebruiken voor een voertuig waarvoor je al afschrijving (capital allowances) hebt geclaimd.

Neem je collega’s mee? Zie passagiers en kosten delen.

1. Controleer voordat je exporteert

1. Open Inzichten en tik op Belastingjaar. De kaart toont je zakelijke mijlen, het bedrag en hoe ver je van de grens van 10.000 mijl af zit.
2. Open Indelen. Wachten er ritten, deel ze dan in: een ongesorteerde rit zit in geen enkel totaal.
3. Zorg dat woon-werkverkeer gelabeld is. Zonder Thuis en Werkplek in Instellingen → Locaties telt je dagelijkse rit naar kantoor waarschijnlijk als zakelijk. Zie Thuis, Werkplek en je bewaarde plaatsen.
4. Kijk terug op Inzichten naar Niet-vastgelegde kilometers. Dat verschijnt als de kilometerstanden van je tankbeurten meer kilometers laten zien dan je administratie. Instellingen → Gemiste ritten toont ritten die de app niet heeft gezien. Zie gemiste ritten herstellen.

Het scherm Jaareinde loopt deze controles op volgorde met je door.

2. Exporteren

1. Ga naar Instellingen → Exporteren en synchroniseren en tik op Exporteren.
2. Kies onder Wat exporteren voor Ritten.
3. Kies onder In welke vorm voor Vergoedingsdocument (een pdf) of Spreadsheet (een CSV).
4. Kies onder Welke periode het belastingjaar, bijvoorbeeld 2025/26. In het Verenigd Koninkrijk wordt de Self Assessment over een jaar dat op 5 april eindigt meestal online ingediend vóór 31 januari daarna, dus vaak exporteer je een jaar dat al voorbij is. Kies dat jaar, niet het lopende.
5. Bij een spreadsheet voegt Extra kolommen exacte afstanden, duur, voertuig, passagiers en kosten toe.
6. Controleer de samenvattingsregel, die zegt hoeveel ritten erin komen, tik dan op Exporteren en kies waar je het naartoe stuurt.

Wat je krijgt:

• Vergoedingsdocument: alleen zakelijke ritten, zonder woon-werkverkeer, met de tarieven, de totalen en een regel om te ondertekenen. Zet eerst je naam erin via Instellingen → Kilometerregeling, onder Naam op documenten.
• Spreadsheet: elke rit met datum, plaatsen, groep, afstand, soort, toegepast tarief, bedrag en notities. Het werkdocument dat een boekhouder meestal wil.

Volledige back-up (JSON) op dezelfde pagina is niet voor je boekhouder. Daarmee verhuis je je geschiedenis naar een nieuwe telefoon. Zie back-ups en automatisch exporteren.

Maandelijks, als je factureert

Inzichten → Overzichten splitst dezelfde gegevens per maand uit, met parkeer-, tol- of laadkosten die je hebt gekoppeld. Zie maandoverzichten.

Je kunt ook één rit als pdf delen: open de rit, tik op de deelknop en kies Delen als pdf. Dat helpt als iemand vragen heeft over één regel in plaats van over de hele declaratie.

Zonder omkijken

Zet Automatisch exporteren aan in Instellingen → Exporteren en synchroniseren en Milometry schrijft na elke rit actuele CSV’s plus een volledige back-up naar iCloud Drive, een map die je kiest of je eigen netwerkschijf. Zie back-ups en automatisch exporteren.

Bronnen

• Travel, mileage and fuel rates and allowances (HMRC)
• Increasing mileage rates: policy paper (HMRC)
• Expenses and benefits: business travel mileage for employees' own vehicles, rules for tax (HMRC)
• Claim tax relief for your job expenses: vehicles you use for work (HMRC)
• Simplified expenses if you're self-employed: vehicles (HMRC)
• Employment Income Manual EIM31280: the 10,000-mile threshold and more than one employment (HMRC)
• Self Assessment tax returns: deadlines (HMRC)