Milometry tegenover a spreadsheet

Wat er echt voor een spreadsheet te zeggen valt

De meeste mensen die zakelijke kilometers bijhouden gebruiken geen app. Ze gebruiken een spreadsheet, of een boekje in het dashboardkastje, en in veel gevallen moeten ze daarmee doorgaan.

Hij is gratis, en blijft dat. Geen abonnement, geen aankoop, geen bedrijf dat verkocht of opgeheven kan worden. Een spreadsheet die je in 2019 maakte, opent nog steeds.

Hij werkt overal. Elke belastingdienst ter wereld accepteert een duidelijke vastlegging van datum, plaats, afstand en doel. Japan heeft helemaal geen landelijk kilometertarief: zelfstandigen verdelen daar de werkelijke autokosten naar het zakelijke aandeel van de afstand, en het standaardadvies is een 車両使用記録簿 in Excel bijhouden. In Nederland en Duitsland ligt de lat voor de strengste gevallen hoger dan een spreadsheet, maar voor gewone zakelijke ritten is een duidelijke vastlegging een duidelijke vastlegging.

Hij doet precies wat jij zegt. Een afwijkend tarief, een ongebruikelijke verdeling, een kolom voor de klant die je bezocht: een spreadsheet buigt mee. Apps hebben meningen.

Het bestand is van jou. Dat zeggen wij ook over onszelf, en het geldt net zo goed voor een .xlsx op je laptop.

Rijd je af en toe voor je werk, dan is een spreadsheet echt het juiste antwoord, en dat zeggen we liever dan je iets te verkopen.

Het enige wat hij niet kan

Een spreadsheet kan niet opmerken.

Elke met de hand bijgehouden kilometerregistratie faalt op dezelfde manier, en het ligt niet aan het rekenen. Het is de dinsdag dat je naar een klant reed, het aan het eind van de dag wilde opschrijven, en het niet deed. En toen de woensdag. Twee weken later reconstrueer je een maand uit je agenda, je bankafschriften en je geheugen, en het getal dat je invult is een gok in een net pak.

Die gok is de werkelijke kostenpost. Niet de prijs van een app: de kilometers die je nooit declareerde omdat je ze niet kon aantonen, en de kilometers die je wel declareerde en niet zou kunnen onderbouwen als iemand het vroeg.

Milometry bestaat voor dat ene probleem. De app merkt dat je gereden hebt, legt de route vast, en de rit staat klaar om ingedeeld te worden. Je reconstrueert nooit iets, omdat het werd opgeschreven terwijl het gebeurde.

Wat je verder voor de prijs krijgt

Het rekenwerk is gedaan en blijft actueel. De schijven, grenzen en het belastingjaar van jouw land, toegepast terwijl je rijdt. In een spreadsheet staat het tarief dat je erin typte in het jaar dat je hem bouwde, en zo declareren mensen tegen een tarief dat twee begrotingen geleden veranderde.

Brandstof tegen echt verbruik. Leg een tankbeurt vast en ritten worden berekend met wat je auto werkelijk doet, in plaats van met de folder of een gok.

Hij sorteert zichzelf. Vaste locaties leren bij welke categorie ze horen, zodat het indelen een veeg wordt en daarna meestal niets.

Exporteren wanneer je het nodig hebt. CSV en een pdf-overzicht: precies de spreadsheet die je zelf gebouwd zou hebben, gemaakt van gegevens die zijn vastgelegd in plaats van herinnerd.

Waar een spreadsheet nog steeds wint

De kosten, als de app het jou niet waard is. Gratis is gratis.

Strenge regimes. In Duitsland moet een Fahrtenbuch voor een auto van de zaak manipulatiebestendig zijn, en in Nederland moet een sluitende rittenregistratie onveranderbaar zijn. Een spreadsheet voldoet daar niet aan, en wij ook niet. Beide vragen om een gecertificeerd systeem met hardware, en onze pagina's over Vimcar, AutoLogg en Cartracker zeggen dat.

Alles wat ongebruikelijk is. Verdeling over meerdere voertuigen, een regeling die niemand anders gebruikt, een opmaak waar je boekhouder op staat. Een spreadsheet doet alles wat je kunt typen.

Geen telefoon in het spel. Wil je liever helemaal geen app op de achtergrond, dan is dat een samenhangend standpunt en een spreadsheet respecteert het.

Welke je moet kiezen

Hou de spreadsheet als je af en toe voor werk rijdt, als je van de controle houdt, of als jouw situatie zo bijzonder is dat geen enkele app hem goed weergeeft.

Neem Milometry als het eerlijke probleem is dat je het steeds vergeet, en de kilometers die je aan vergeten kwijtraakt meer waard zijn dan de app.

De bedragen zijn schattingen, geen belastingadvies.